Procedura zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa w Komedzie Powiatowej Policji w Złotoryi - Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Komedzie Powiatowej Policji w Złotoryi - Komenda Powiatowa Policji w Złotoryi

                            Załącznik nr 1 do Decyzji Nr ____/2024
 Komendanta Powiatowego Policji w         Złotoryi

 Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Komendzie  Powiatowej Policji w Złotoryi

Rozdział I
    Postanowienia ogólne    

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych - zwana dalej procedurą stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) – zwanej dalej ustawą.

§ 2. Użyte w procedurze określenia oznaczają:
    1) KPP w Złotoryi  – Komenda Powiatowa Policji w Złotoryi;
    2) podmiot prawny – każda z jednostek organizacyjnych wymienionych w pkt 1.
    3) sygnalista osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym.
    4) zgłoszenie zewnętrzne – informacja przekazana przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Rozdział II
Komórka i osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń

§ 3. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu z sygnalistą i prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych upoważnia się  funkcjonariuszy/pracowników Komendy Powiatowej Policji w Złotoryi: Jednoosobowego stanowiska do spraw postępowań administracyjnych oraz Pełnomocnika Komendanta Powiatowego Policji w Złotoryi do spraw ochrony Praw Człowieka. Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych osobowych  w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy zgodnie z procedurą.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza bezstronne osoby z KPP w Złotoryi odpowiedzialne za dalsze procedowanie sprawy.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP w Złotoryi do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób wymienionych w § 3 ust. 1  - do podejmowania wszelkich działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej - Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi upoważnia  Naczelnika Wydziału Kryminalnego KPP w Złotoryi lub jego zastępcę.

5.  Wzory upoważnień, stanowią załączniki Nr 1 i Nr 2 do procedury.

Rozdział III
Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych

§ 4. 1. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są w formie ustnej (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania) oraz pisemnej         (w postaci papierowej lub elektronicznej).

2.  Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu - tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy.

3. Zgłoszenie może być dokonane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do procedury, przy czym stosowanie tego formularza nie jest obligatoryjne.

§ 5. 1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie realizuje się obowiązków informacyjnych przewidzianych w ustawie i niniejszej procedurze.

2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 może zawierać także zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty.

§ 6. 1.  Zgłoszenie ustne, dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 508 447 310. Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może mieć miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KPP w Złotoryi, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 508 447 310. Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane poprzez sporządzenie załącznika nr 3 do procedury :

        1) wysłanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Złotoryi, ul. Kościuszki 5, 59-500 Złotoryja, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
        2) doręczenie go osobiście do KPP w Złotoryi na stanowisko Biura Podawczego (parter, po lewej stronie od wejścia głównego do KPP w Złotoryi) , w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.
        3) wysłanie pocztą elektroniczną na adres: zgłoszeniezewnetrzne@zlotoryja. wr.policja.gov.pl

4. Do zgłoszenia mogą być dołączone dowody  utrwalone w formie elektronicznej. W takim przypadku do zawiadomienia dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i 2 nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Złotoryi do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi lub jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Złotoryi osoby na każdym etapie postępowania.

§ 7.  Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie będą rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia się bez dalszego biegu.

Rozdział IV
Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego.

§ 8. 1. Po wpływie do KPP w Złotoryi zgłoszenia zewnętrznego osoba wymieniona w  § 3. ust. 1 potwierdza sygnaliście jego otrzymanie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 4 do procedury.

2. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będą realizowane obowiązki informacyjne, w tym w szczególności obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

3. Przy czynności, o której mowa w ust. 1 realizuje się obowiązek poinformowania sygnalisty o przetwarzaniu przez Komendanta Powiatowego Policji w Złotoryi  jego danych osobowych.  

Rozdział V
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 9. 1. Zgłoszenia zewnętrzne rejestruje się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik Nr 5 do procedury.

2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, w zakresie procedowania konkretnej sprawy w nim odnotowanej, odpowiadają osoby, o których mowa w § 3 procedury. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3. Zgłoszenia, zewnętrzne dokonywane w trybie niniejszej procedury nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w obowiązującej w KPP w Złotoryi  instrukcji obiegu dokumentacji jawnej.

Rozdział VI
Weryfikacja zgłoszenia

§ 10. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu:
1) czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art. 3 ust. 1 ustawy,
2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KPP w Złotoryi - określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym  w KPP w Złotoryi;
3) czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych o których mowa w ust. 1, istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3. W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2 lub           w przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1 informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie ustawy oraz procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych w KPP w Złotoryi czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego w trybie ustawy.

4. Zgłaszającego można poinformować, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Udzielona informacja nie wpływa na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana zgłaszającemu zawiera pouczenie w tym zakresie.

5. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy.
    
6. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w innym organie publicznym - ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych,                a następnie przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż            w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę. W miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym.

7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Fakt ten odnotowuje się wraz                  z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

8. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,  podejmuje się działania następcze.

§ 11. Na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

§ 12. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 k.p.a., lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy rozdziału 4 ustawy oraz procedury.

§ 13. 1. Dane sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę, a także              w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem, wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W takim przypadku przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, osoba wymieniona w §3 ust. 1 powiadamia  o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 6 do procedury.

2.   Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i do podejmowania działań następczych są zobowiązane do zachowania poufności oraz do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, a także do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Wzór oświadczenia        o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 7 do procedury.

3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.

4. Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości stanowi załącznik Nr 8 do procedury.

Rozdział VII.
Działania następcze

§ 14.  1. Działania następcze realizowane będą w KPP w Złotoryi. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia poprzez podjęcie działań zaradczych, mających na celu zapobieżenie naruszeniu prawa lub – w razie naruszenia prawa - maksymalne ograniczenie skutków naruszenia.

    2. W ramach działań następczych istnieje w szczególności możliwość:
1) zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie,                                z   zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;
    2) odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
    3) pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

§ 15.  W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego istnieje możliwość przekazania zgłoszenia zewnętrznego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

§ 16.  1. Osoba wymieniona w § 3 ust. 1 przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

    2. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 5.

3. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Złotoryi, zawierającym informacje o przebiegu realizowanych czynności i sposobie ich zakończenia.

4. Osoba wymieniona w § 3 ust. 1, zawiadamia sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Rozdział IX
Zasady ochrony danych osobowych

§ 16. Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.
§ 17. 1. W KPP w Złotoryi przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
2. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 1, dane osobowe są usuwane oraz niszczone są dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
4. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 9 do procedury.

5. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 10 do procedury.

Rozdział X
Ochrona sygnalisty

§ 18.  1.  Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
    2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy.
    3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z  tym przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3)  ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Rozdział XI
Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich
§ 19. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO
od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja
w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.

Załącznik Nr 1
       do procedury zgłoszeń zewnętrznych

                                                                                                         Złotoryja, ………………………

   U P O W A Ż N I E N I E
Upoważniam Panią/Pana ……………………………………………………………………………….
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)
    
☐* do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przyjmowania zgłoszeń/zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły do administratora od zgłaszającego/sygnalisty, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu ze zgłaszającym/sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być jego posiadaniu; przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych, a także do przetwarzania danych w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

☐* do wydawania w imieniu Komendanta Powiatowego Policji w Złotoryi zaświadczeń,  o których mowa w art. 38 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).    
    
Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy zgodnie z procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych  w Komendzie Powiatowej Policji w Złotoryi.
Wskazane czynności będą realizowane z wykorzystaniem sprzętu oraz narzędzi udostępnionych przez administratora. Upoważnienie obejmuje zbieranie danych, wgląd do danych, kopiowanie, przesyłanie, stosowanie pseudonimizacji, niszczenie po ustaniu przydatności.

Data nadania upoważnienia:……………………………

    ........................................................     (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
      (okrągła pieczęć organu)

* należy postawić znak „X” w odpowiednim polu
Wyk. 1 egz.: włączono do akt osobowych osoby upoważnionej.

Załącznik Nr 2
              do procedury zgłoszeń zewnętrznych

                                                                                                         Złotoryja, ……………………………

   U P O W A Ż N I E N I E

Upoważniam Panią/Pana ……………………………………………………………………………….
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych, o których mowa w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Złotoryi a także związanego z tym przetwarzania danych osobowych.
Data nadania upoważnienia:……………………………

    .......................................................     (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
      (okrągła pieczęć organu)

Zasady obowiązywania upoważnienia:

1.Upoważnienie obowiązuje:

1) wyłącznie na czas realizacji zadań przewidzianych w procedurze zgłoszeń zewnętrznych, z zastrzeżeniem przypadków nieobowiązywania upoważnienia określonych w ust. 2;
2) wyłącznie po pisemnym zobowiązaniu się przez policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, do zachowania w poufności informacji, w tym danych osobowych, które uzyskał w ramach uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywał te zadania.

2. Upoważnienie nie obowiązuje w przypadku:
1) nieobecności policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, odpowiednio w służbie lub w pracy;
2) zawieszenia policjanta lub pracownika Policji, którego dotyczy upoważnienie, w czynnościach służbowych;
3) oddelegowania policjanta, którego dotyczy upoważnienie, do pełnienia zadań służbowych poza Policją.

Wyk. 1 egz.: włączono do materiałów sprawy.

Załącznik Nr 3
do procedury zgłoszeń zewnętrznych
Formularz zgłoszenia zewnętrznego
Osoba dokonująca zgłoszenia:
Imię i nazwisko: 
(Prosimy zaznaczyć właściwe pole znakiem „X”)
☐
pracownik
☐
pracownik tymczasowy
☐
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
☐
przedsiębiorca
☐
prokurent
☐
akcjonariusz lub wspólnik
☐
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
☐
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy
lub dostawcy
☐
stażysta
☐
wolontariusz
☐
praktykant
☐
funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1121)
☐
żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 248 ze zm.)
☐
osoba fizyczna, która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym (którego dotyczy zgłoszenie) lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Dane kontaktowe:
E-mail: 
Adres korespondencyjny: 
Inne (np. numer telefonu): 

Jakie naruszenie prawa jest zgłaszane?
Naruszenie prawa, które jest zgłaszane, dotyczy:
(Prosimy zaznaczyć właściwe pole znakiem „X”; może to być jedno lub wiele pól w zależności od charakteru
naruszenia prawa)
☐
korupcji
☐
zamówień publicznych
☐
usług, produktów i rynków finansowych
☐
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
☐
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
☐
bezpieczeństwa transportu
☐
ochrony środowiska
☐
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
☐
bezpieczeństwa żywności i pasz
☐
zdrowia i dobrostanu zwierząt
☐
zdrowia publicznego
☐
ochrony konsumentów
☐
ochrony prywatności i danych osobowych
☐
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
☐
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
☐
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy
państwa oraz opodatkowania osób prawnych
☐
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16
Treść zgłoszenia, w tym opis przedmiotu naruszenia prawa:
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
    • wskazanie czasu i miejsca naruszenia prawa,
    • opis naruszenia prawa oraz wskazanie osób, których zgłoszenie dotyczy, sposób naruszenia, np. niedopełnienie  obowiązków, przekroczenie uprawnień, jakich przepisów prawa naruszenie dotyczy (np. przepisy prawa powszechnie obowiązującego wyszczególnione z ustaw, kodeksów itp.),
    • szczegółowo opisz swój kontekst związany z pracą/służbą w podmiocie prawnym, którego dotyczy zgłoszenie,
    • jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować opisane przez Ciebie naruszenia prawa?
    • inne istotne dla sprawy informacje.
Pole do wypełnienia:

Czy zgłaszane są dowody dla sprawy, a jeśli tak, to jakie?
(Prosimy je wymienić i dołączyć do przekazywanego formularza np. na nośniku danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmu, dźwięku)
Lp.
Nazwa dowodu

Czy to naruszenie prawa było już wcześniej zgłaszane?
(Prosimy zaznaczyć właściwą odpowiedź znakiem „X”)
TAK

NIE

W przypadku zgłaszania tego naruszenia prawa wcześniej, prosimy wskazać kiedy, komu i w jakiej formie to naruszenie prawa było zgłoszone:
Pole do wypełnienia:
W przypadku zgłaszania tego naruszenia prawa wcześniej, prosimy wskazać, czy otrzymana została odpowiedź na to zgłoszenie:
(Prosimy zaznaczyć właściwą odpowiedź znakiem „X”)
TAK

NIE

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „TAK”, prosimy o wskazanie, jaka odpowiedź została udzielona:
Pole do wypełnienia:
Oświadczenia osoby dokonującej zgłoszenie*:
Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:
        1) działam w dobrej wierze,
        2) posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
        3) nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
        4) ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
        5) znana jest mi zewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Złotoryi                                                                
Po wpływie zgłoszenia do Komendy Powiatowej Policji w Złotoryi zgłaszający/sygnalista niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, uzyska potwierdzenie jego otrzymania, chyba że zgłaszający/sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie w Komendzie Powiatowej Policji w Złotoryi ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości zgłaszającego/sygnalisty.
☐ proszę o nieprzekazywanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
☐ zapoznałem się z Klauzulą informacyjną w zakresie ochrony danych osobowych dotyczącą dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa.

                                                                          ………………………………………
                                                                                                       data i czytelny podpis
                                                                                                    zgłaszającego/sygnalisty
* należy postawić znak „X” w odpowiednim polu

Załącznik Nr 4
do procedury zgłoszeń zewnętrznych

....................................
(miejscowość, data)

POTWIERDZENIE OTRZYMANIA ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO*
....................................
....................................
(dane zgłaszającego/sygnalisty*)
Działając na podstawie art. 37 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). potwierdzam otrzymanie zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego*.

Dane osoby dokonującej zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego*:

Dane kontaktowe:

Data dokonania zgłoszenia
zewnętrznego:

Przedmiot zgłoszenia:

Nadany numer zgłoszenia
w rejestrze1

* niewłaściwe skreślić

Załącznik Nr 5
do procedury zgłoszeń zewnętrznych
REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
Numer zgłoszenia

Przedmiot naruszenia prawa

Dane osobowe zgłaszającego/sygnalisty, niezbędne do identyfikacji tej osoby.

Dane osobowe osoby, której dot. zgłoszenie niezbędne do identyfikacji tej osoby.

Data dokonania zgłoszenia

Informacja o podjętych działaniach następczych

Informacja o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy.

Data zakończenia sprawy

Informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy.

Szacunkowa szkoda majątkowa, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dot. naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia

Załącznik Nr 6
do procedury zgłoszeń zewnętrznych

....................................
(miejscowość, data)
.................................
.................................
                      (dane sygnalisty)
Działając na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) informuję Panią/Pana*, że w związku z Pani/Pana* zgłoszeniem zewnętrznym z dnia………………, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego/przygotowawczego/sądowego* konieczne będzie ujawnienie Pani/Pana* danych osobowych pozwalających na ustalenie Pani/Pana* tożsamości.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów:

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Pani/Pana* dane osobowe muszą być ujawnione ponieważ………………………………..
.......................................................................................................................................................
(należy podać powody ujawnienia, np. wskazując, że dane osobowe są niezbędne dla weryfikacji tożsamości sygnalisty jako uczestnika postępowania, zgodnie z właściwymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego w danym trybie postępowania)
Jednocześnie przypominam, że informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty zostały udostępnione w ramach potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

* niewłaściwe skreślić

Załącznik Nr 7
do procedury zgłoszeń zewnętrznych
    ……………………………………………
imię i nazwisko składającego oświadczenie
oraz komórka/jednostka organizacyjna.

OŚWIADCZENIE  
O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

    Ja niżej podpisana/y zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz wszelkich informacji, do których mam lub będę miał/a dostęp w związku z upoważnieniem mnie przez Komendanta Powiatowego Policji w Złotoryi do:

☐
przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
☐
uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych, o których mowa w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Złotoryi, a także związanego z tym przetwarzania danych osobowych.

Oświadczam, iż nie jestem w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także nie pozostaję w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.
Stwierdzam, że znana jest mi definicja danych osobowych w rozumieniu art. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L.2016.119.1), w myśl której „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”) - możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
 Oświadczam także, że zostałam/em zaznajomiona/y z politykami i procedurami ochrony danych osobowych, a także z procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Złotoryi i zobowiązuję się do przestrzegania zasad w nich zawartych.
W przypadku stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń danych osobowych zobowiązuję się niezwłocznie powiadomić o tym administratora danych osobowych.
Zobowiązuję się do zachowania wszelkich informacji chronionych, do których otrzymam dostęp, a także metod ich zabezpieczeń w poufności, także po ustaniu upoważnienia oraz po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywałem/am tę pracę/służbę.
Oświadczam, że wykonując swoje obowiązki zapewnię należytą poufność danych zgłaszającego/sygnalisty oraz danych zawartych w zgłoszeniach.

    ……………………………………………
    imię i nazwisko składającego oświadczenia

Wyk. 1 egz.: Włączono do materiałów sprawy.

Załącznik Nr 8
do procedury zgłoszeń zewnętrznych

ZGODA NA UJAWNIENIE TOŻSAMOŚCI SYGNALISTY
..............................................
Imię i nazwisko
..............................................
Adres zamieszkania
..............................................
Adres e-mail, numer telefonu
 wyrażam zgodę na ujawnienie moich danych osobowych, pozwalających na ustalenie mojej tożsamości, osobom nieupoważnionym. Przyjmuję do wiadomości, że wyrażenie zgody jest dobrowolne a zgoda może być wycofana w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Oświadczenie sygnalisty:
Przyjmuję do wiadomości, że:
    • zgłoszenie zewnętrzne nie może być zgłoszone anonimowo;
    • wyrażona zgoda nie dotyczy sytuacji, w której ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, zostałam/em poinformowana/y, że ujawnienie moich danych osobowych w takim przypadku, wiąże się z możliwością identyfikacji mojej tożsamości przez organy, instytucje i reprezentujące je osoby, którym zostanie przekazane zgłoszenie/do których zostanie złożone zawiadomienie/zainicjowane postępowanie lub inne działanie/w związku z podejmowanymi działaniami następczymi;
    • moje dane osobowe będą mogły zostać udostępnione osobom wskazanym w moim zgłoszeniu lub osobom, których dotyczy zgłoszenie (przy realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO* przez podmiot prawny lub przy realizacji prawa tych osób dostępu do ich danych osobowych z art. 15 RODO).

................................................
                              (czytelny podpis)

*rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016)

Załącznik Nr 9
do procedury zgłoszeń zewnętrznych

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA  PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W KOMENDZIE POWIATOWEJ POLICJI W ZŁOTORYI W ZWIĄZKU Z DOKONANYM ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM NARUSZENIA PRAWA
W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych
informuję, że:
1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi z siedzibą przy ul. Kościuszki 5, 59-500 Złotoryja
2.    Zgodnie z art. 37 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi wyznaczył w podległej jednostce inspektora ochrony danych i w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, może Pan/Pani kontaktować się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej pod adresem: e-mail: iod@zlotoryja.wr.policja.gov.pl
3.    Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
4.    Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
5.    Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych:
W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne
lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym
 w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym
z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6.    Pani/a dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez  okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie  lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7.    Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
8.    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
9.    Podanie danych jest warunkiem konicznym do procedowania zgłoszenia, gdyż tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo nie podlega procedowaniu w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu.
10.Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11.Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
12.Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich, do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

Załącznik Nr 10
do procedury zgłoszeń zewnętrznych
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA  PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W KOMENDZIE WOJEWÓDZKIEJ POLICJI WE WROCŁAWIU DLA OSÓB, KTÓRYCH DANE ZOSTAŁY POZYSKANE W ZWIĄZKU Z DOKONANYM ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM NARUSZENIA PRAWA
W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, na podstawie
art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych
informuję, że:
1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest  Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi z siedzibą ul. Kościuszki 5, 59-500 Złotoryja
2.    Zgodnie z art. 37 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych Komendant Powiatowy Policji w Złotoryi  wyznaczył w podległej jednostce inspektora ochrony danych i w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, może Pan/Pani kontaktować się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej pod adresem: e-mail: iod@zlotoryja.wr.policja.gov.pl
3.    Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.
4.    Administrator będzie przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: wskazane w zgłoszeniu sygnalisty:................................................................................................
                                                                        /należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym/
- jako dane osobowe tzw. osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
5.    Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, tj. .............................................
    /należy podać dane sygnalisty, jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów;
6. Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba
że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
7.    Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8.    Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie. Posiada Pani/Pan prawo sprostowania danych osobowych, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
9.    Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
   10.    Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne (w zgłoszeniu sygnalisty).
   11.    Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
   12.    Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.